Die Software „Ma-Management" setzt zur Unterstützung der Schichtplanung, Verfügbarkeitsbewertung und Bedarfs-Vorhersage algorithmische Entscheidungs-Hilfen ein. Diese Hilfen sind keine vollautomatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO — jede Vergabe einer Schicht, jede Disposition und jede Beurteilung durchläuft eine menschliche Pruefung durch Owner oder Schichtleitung.

Dieser Hinweis informiert Beschäftigte transparent über die eingesetzten Verfahren, die verarbeiteten Datenkategorien und die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag.

Folgende algorithmische Faktoren werden in der Software ausgewertet:

• QuickFill-Score — schlägt bei spontan zu besetzenden Schichten Mitarbeiter vor, basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und bisheriger Wunsch-Match-Quote. Der Vorschlag ist nicht bindend; die finale Schicht-Vergabe erfolgt durch Owner / Schichtleitung.
• Coverage-Score — bewertet pro Schicht und pro Tag, wie gut der erstellte Plan die zu erwartende Personal-Last abdeckt. Der Score dient ausschließlich der Plan-Qualitäts-Visualisierung; er trifft keine Personal- Entscheidung.
• Wunschzeiten-Match — gleicht die durch Mitarbeiter eingegebenen Verfügbarkeits- und Wunschzeiten mit dem entstehenden Schichtplan ab und visualisiert Konflikte. Die Bewertung „Wunsch erfüllt / nicht erfüllt" hat keine Auswirkung auf Vergütung oder Vertrag.
• Verfügbarkeits-Status — der vom Mitarbeiter selbst gepflegte Status (verfügbar / eingeschränkt / nicht verfügbar / Urlaub / Krank) ist Eingangsgröße für QuickFill und Coverage; die Pflege liegt im Verantwortungs- bereich des Mitarbeiters.
• Compliance-Autopilot — prüft automatisch gesetzliche Schranken (ArbZG-Ruhezeiten, MuSchG-Schutz, JArbSchG, IfSG-Belehrung). Bei Verstoß wird die Schicht- Vergabe blockiert oder gewarnt; eine Strafe / Konsequenz für den Mitarbeiter folgt daraus nicht.

Für die genannten algorithmischen Faktoren werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Stammdaten (Name, Rolle, Qualifikation, Vertragsumfang).
• Verfügbarkeits- und Wunschzeiten (vom Mitarbeiter selbst gepflegt).
• Vergangene Schicht-Annahmen / -Ablehnungen / -Tausche.
• Geleistete Arbeitszeiten und Pausen (Stempelterminal).
• Urlaubs-Saldo, Krank-Tage, Mutterschutz-Status.
• Pflicht-Belehrungen (IfSG, GwG, BFSG, GoBD).

Eine vollständige Beschreibung der DSGVO-relevanten Verarbeitung findet sich in der Datenschutzerklärung.

Die algorithmischen Faktoren führen ausschließlich zu Vorschlägen für Owner und Schichtleitung. Sie haben keinen direkten Einfluss auf:

• Vergütung, Lohn, Boni oder Trinkgeld-Verteilung;
• Beförderung, Versetzung oder Vertragsbeendigung;
• Beurteilungen oder Personalakten-Vermerke.

Indirekte Auswirkungen können sich aus dem Einsatz ergeben (z.B. häufigere Vorschläge bei guter Wunsch-Match-Quote). Diese werden vor jeder Vergabe durch eine menschliche Entscheidung geprüft und können vom Mitarbeiter angesprochen werden.

Beschäftigte haben — neben den allgemeinen DSGVO-Rechten — folgende spezifische Rechte:

• Recht auf Erläuterung einer einzelnen algorithmischen Bewertung (z.B. „Warum wurde mir diese Schicht vorgeschlagen?").
• Recht auf menschliche Überprüfung jeder Entscheidung, die wesentlich auf einer algorithmischen Bewertung beruht.
• Recht auf Berichtigung / Anfechtung bei fehlerhaften Eingangsdaten (z.B. falsch erfasste Verfügbarkeit).
• Recht auf Information über jede künftige wesentliche Änderung der eingesetzten algorithmischen Faktoren mit mindestens 14 Tagen Vorlauf.

Die Rechte können beim Owner / Schichtleiter oder per E-Mail an den Anbieter (alexander.bryant2718@gmail.com) geltend gemacht werden.

Bei Änderungen an den eingesetzten algorithmischen Faktoren wird dieser Hinweis aktualisiert. Bei wesentlichen Änderungen (neue Faktoren, neue Datenkategorien, geänderte Konsequenzen) werden Beschäftigte mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail und durch In-App-Banner informiert; eine erneute Bestätigung ist erforderlich.